koji sistem urudzbiranja ste razvili na poslu?

[ivarica]

imate li nekakav prijedlog za urudzbiranje, a da to oduzima dovoljno malo vremena, da nije samo zbog zadovoljenja forme, nego da se do podataka moze brzo doci?
danas sam na jednom dopisu vidjela da se za to sad koriste bar kodovi, imate li u svojoj firmi neki takav sustav? kako to funkcionira?

[krumpiric]

jednostavni brojevi i aplikacijica s popisom ti se ne sviđaju, a

[Vrijeska]

knjiga, rukom pisana
osobno potpisano
i da vidiš kako se sve odmah nađe kada je rukom pisano i potpisano

[Mater Studiorum]

Mi skeniramo i unosimo .pdf dokumente u aplikaciju. Oduzima dosta vremena, ali je i jako praktično kada imaš gomilu dokumenata.

[puntica]

ivarica će biti oduševljena vašim sistemima, sigurna sam

mi imamo knjigu, sve pišemo rukom. i nije baš previše pregledno, pogotovo kad nešto tražiš

[ivarica]

ja cekam nesto jednostavno

[AndrejaMa]

Microsoft Access........
ali ga treba dobro poznavati.
Upisuješ podatke, kada tražiš, definiraš što tražiš (osobu, datum, vrsu proizvoda/dokumenta....)
tablicu kreiraš prema vlastitim potrebama i do detalja koje želiš.
Ja sa znam samo služiti istom, drugi kriraju takve tablice.
Ako netko doro zna, može je kreirati, upute samo za unos su dosta jednostavne.

[Anemona]

Program "urudžbeni zapisnik", ulazna i izlazna pošta. U njega upisuješ, isprintaš popis za taj dan, tu se potpisuje tko preuzima, a na dokument frkneš štambilj da je zaprimljeno i upišeš broj zaprimanja (iz urudžbenog zapisnika).

[sorciere]

ivarica - nisi napisala:
- koliko (prosječno) dokumenata zaprimaš dnevno
- o kakvoj vrsti dokumenata je riječ (pismo / račun / ugovor / narudžbenica... bla-bla)
- kako se odlažu ti dokumenti
- da li se često koriste, ili su "jednokratni"
itd...

ima puno faktora koji utječu na način na koji ćeš raditi. ovak na bianco - svaki savjet može, ali i ne mora biti adekvatan i/ili koristan.

[ivarica]

pasao bi mi neki sistem u kojem bi svaki dokument bio skeniran (jer i skeniramo ih sve), ali onda da mu se dodijeli neko obiljezje i posalje ga se negdje "gore" odakle ga drugi koji nisu u uredu mogu lako naci
kako se spremaju fizicki - uh, teze pitanje, imamo registratore po projektima i aktivnostima, pa se samo stavi na vrh (u međuvremenu dosta dugo, ali stvarno dosta dugo, stoji na mojem stolu)
kolicina - mjesecno 50tak racuna, 100tinjak mailova koje treba urudzbirati, dvadesetak dopisa
nije puno, ali ured nam je vec potkapacitiran debelo i nikakav sistem nas ne smije jako opteretiti

zanima me i kako te fajlove spremate na svojem racunalu
dosad sam to radila isto po projektima
a od 2012. mislim po godinama (zbog jednostavnijeg backupa)
jel to dobar sistem?

[ardnas]

ne želim reklamirati ali mi na poslu imamo mag.informatiku ukucaj u google, meni je njihov sustav praktičan i sve odmah nađem, a imamo puno više dokumenata od vas...

[ivarica]

uh, nisam rekla
da je besplatno

[sorciere]

besplatno?
ukoliko su vam računala umrežena, ili koristite zajednički server s kojeg se podaci mogu povlačiti - napraviš neki file share do kojeg svi mogu. podijeliš po projektima / aktivnostima, i unutra slažeš dokumente. npr.

projekti (1 projekt = 1 folder)
- projekt (ime) - 01/2011 (prvi projekt u 2011)

dokumenti unutar projekta
- P-01/2011-01 (prvi zaprimljeni dokument)
ili
- P-01/2011-01 E (ako želiš odijeliti npr. e-mail od D=dopis, U=ugovor, itd...)

isti sustav napraviš za akcije (A-01/2011-01 E / D / U.... )

kod zaprimanja pošte to upisuješ u dnevnu listu pošte, a skenirani dokument sejvaš pod tim brojem .


ili napraviš obratno - ukoliko ti je bitno da npr. svi računi budu na jednom mjestu, svi dopisi...

R-01/2011-P(rojekt)01/dobavljač
D-01/2011-P01/pošiljatelj

to sve govorim za ulaznu poštu, no i izlaznu bi trebalo evidentirati

bitno je:
- odrediti kako ćeš slagati poštu (ulaznu i izlaznu)
- odrediti svoj sustav slova i brojeva koji će ti biti prihvatljiv i jednostavan
- kad to odrediš - lakše ćeš svima objasniti na koji način se mogu služiti dokumentacijom

ukoliko želiš voditi po godinama - može ti se dogoditi da se neki projekt prebaci iz godine u godinu, pa ćeš ga evidentirati dva puta. na ovaj način imaš uvid kad je počeo, a na registratoru samo dopišeš godinu u koju se prenosi. i uvijek je sve pod istim brojem.